Workflow, komentáře, upozornění

Workflow je jednoduše řečeno předem daný sled činností, které vedou k dokončení nějakého úkolu. V Document Manageru je předmětem workflow úspěšné a efektivní zpracování dokumentu. V praxi má dobře nastavené workflow zajistit, aby vaší pozornosti neunikl žádný důležitý dokument, nehledě na to, zda jste v kanceláři, v kavárně nebo na home officu. Proto jsou podstatnou součástí procesu i uživatelské komentáře a upozornění, která můžete dostávat třeba na e-mail.

Výhody firemního workflow

Jednou z nejoblíbenějších funkcí a středobodem workflow je schvalování faktur a schvalování dokumentů obecně. Jedná se o stěžejní pojem správy dokumentů. Jaké jsou ale další výhody dobře nastaveného workflow?

Správná cesta

Workflow je řízení dokumentu, jeho cesta od začátku do cíle. Například v případě účetního dokladu zahrnuje jeho přijetí ve firmě, kontrolu, schválení, zaplacení, zaúčtování a archivaci. Tyto činnosti jsou přehledně rozděleny mezi pověřené osoby.

Každý dělá svou práci

V Document Manageru můžete jednotlivým lidem přidělit úlohu, kterou v pracovní procesu zastávají. Podle toho má pak každý přístup právě k těm dokumentům, které má zrovna na starost: přijetí dokumentu, schválení dokumentu, zaúčtování a zaplacení dokumentu a archivace dokumentu.

Všechno běží, jak má

Díky komentářům a upozorněním vám žádný dokument nezapadne. A pokud někde příliš dlouho stojí, stačí kolegu či kolegyni zmínit v komentáři. Upozornění jim přijde na e-mail.